• Start
  • Blog
  • De best practises van CACI hebben ons enorm geholpen bij Hogeschool Van Hall Larenstein
Foto projectdeelnemers

De best practises van CACI hebben ons enorm geholpen bij Hogeschool Van Hall Larenstein

Bij Hogeschool Van Hall Larenstein hadden ze er genoeg van. Het Student Informatie Systeem (SIS) functioneerde onvoldoende en de organisatie was het vertrouwen verloren dat het ooit nog goed zou komen. In het najaar van 2016 besloten ze om een aanbesteding uit te schrijven voor een nieuw Student Informatie Systeem. Een bijzondere aanbesteding, volgens de best value methode. Henk Dijkema, hoofd student service center en Ben Schulte, senior beleidsmedewerker gingen de kar trekken.

‘Het Student Informatie Systeem wat we hadden, haperde,’ begint Henk. ‘De aansluiting op de processen binnen de organisatie kregen we niet goed voor elkaar. Ook het gebruiksgemak, zoals bij het invoeren van cijfers voor docenten, liet te wensen over. Vandaar dat we besloten om een openbare aanbesteding uit te schrijven volgens de ‘best value’ methode. In plaats van een boekwerk vol met vragen, hebben we de aspecten geformuleerd waarop de aanbieder van het nieuwe pakket beoordeeld zou worden. Alle partij werden uitgedaagd aan te tonen dat met hun pakket de beste keus gemaakt zou worden. Uiteindelijk hebben daar drie partijen op gereageerd, die we alle drie hebben uitgenodigd voor een presentatie.’

‘Dat was best spannend,’ gaat Ben verder. ‘Het leek wel op een examen of auditie! De bedrijven kregen tijdens hun sessie allemaal dezelfde vragen en wij mochten daar per onderdeel een waardering aan toekennen. Uiteindelijk was het CACI die er met kop en schouders bovenuit stak. Ze hadden een helder verhaal en wat ze vertelden, konden ze ook staven met concrete voorbeelden. Ze hadden op dat moment vergelijkbare projecten lopen bij de TU Eindhoven en bij de Hogeschool Zeeland. Dat gaf een enorm vertrouwen.’

‘Intussen was het mei 2017 en hadden we nog minder dan een jaar de tijd om een nieuw systeem te implementeren. De licentie van het haperende SIS zou 1 september 2018 aflopen en we waren niet van plan om dat nog te verlengen. De volgende stap in de aanbesteding was dat CACI hun voorstel verder uit moest werken in een concreet plan van aanpak. Daar hadden ze twee maanden de tijd voor. Afhankelijk van de inhoud van dat plan, zou de opdracht definitief worden gegund.’

‘Het plan van aanpak moest duidelijkheid bieden over de planning, de benodigde capaciteit en de mogelijke pijnpunten. Dat laatste bleek de dataconversie te zijn. 1,5 miljoen regels, waar intussen de nodige onregelmatigheden in waren geslopen door de gebrekkige kwaliteit van het bestaande systeem. Een andere uitdaging bestond uit het verkrijgen van draagvlak. Door alle negatieve gebruikerservaringen was de houding ten aanzien van een nieuw SIS op zijn zachtst gezegd kritisch: ’eerst zien, dan geloven”. Maar de eerste kennismaking met OSIRIS was ronduit positief en zorgde voor enthousiaste reacties.’

‘We hebben er bewust voor gekozen om met twee interne mensen dit project te begeleiden,’ vertelt Henk. ‘Vaak zie je dat er een externe projectleider wordt aangetrokken. Ben heeft als voorzitter van de Model Hogeschool regelmatig contact met vertegenwoordigers uit alle geledingen van de organisatie. Hij kan op die manier werken aan draagvlak en tegelijkertijd feedback verzamelen. Zelf heb ik als hoofd van de studentenadministratie er alle belang bij dat er een goed systeem komt. Dus hebben we een projectteam gevormd en zijn we samen met Mark en Coos van CACI in september 2017 aan de slag gegaan.’

Intussen is het april 2018. Op 16 april is OSIRIS live gegaan en is het oude systeem afgesloten, op een debiteurenmodule na. ‘Die moet nog één betalingsrun draaien en dan gaat ook daar de stekker uit,’ legt Ben uit. ‘Henk krijgt later vandaag de accountant op bezoek. Die moet officieel gaan vaststellen dat alle data correct is overgezet. ‘Als ik er nu op terugkijk, dan hebben we met elkaar heel goed gedaan,’ evalueert Henk. ‘CACI heeft ons enorm goed geholpen. Niet alleen door een goed pakket te leveren, maar veel meer dan dat. Zo hebben ze ons in contact gebracht met Baldi Dekker. Hij is een conversiespecialist. Let wel: de gegevens van 15.000 studenten, waarvan bijna 5.000 actief, moesten worden geconverteerd. Dat zijn 1,5 miljoen regels met data, waarvoor 150 conversiescripts zijn geschreven. Wat ons ook enorm heeft geholpen, zijn de best practices van CACI. Wij profiteren van de ervaringen die zij elders hebben opgedaan met hun klanten. Waarom zelf het wiel uitvinden als de oplossing elders al is uitgevoerd?’

‘De grootste winst van OSIRIS is de gebruiksvriendelijkheid. Je krijgt alles overzichtelijk op een scherm. Ook is het pakket heel transparant, waardoor je al snel weet waar je alle informatie kunt vinden. Wat we ook hebben kunnen inrichten, is het examenprogramma. Het biedt studenten en hun begeleiders inzicht in hoe ze ervoor staan richting hun diploma. Voorheen moest je controleren of een student wel alle vakken had gedaan, voor je een diploma kon uitreiken. Nu zien de student en de begeleider dat in één oogopslag. Wat we ook gaan doen, is via OSIRIS de collegegelden innen. Dat scheelt administratief enorm veel werk, want voorheen was elke student een aparte debiteur in de financiële administratie. We zijn de eerste organisatie die deze nieuwe module gaat gebruiken.’

‘Het komende jaar gaan we gebruiken om de mogelijkheden die OSIRIS biedt, verder te gaan benutten en daarmee de processen te optimaliseren. Door Osiris goed in te richten voorzien we dat studenten veel minder vragen zullen hebben en dat docenten en collega’s van de backoffices minder administratief gedoe zullen ervaren waardoor zij meer tijd krijgen voor onze core business: het geven van onderwijs en het verlenen van services aan onze studenten. Via de gebruikersbijeenkomsten van CACI houden we ons op de hoogte van nieuwe modules en toepassingen. En natuurlijk zullen Mark en Coos de vinger aan de pols houden.'

Foto: Van links naar rechts voor het gebouw van Van Hall Larenstein in Velp met de ontaarde boom: Coos van der Wolf (CACI), Ben Schulte, Suzanne Burgers, Mark de Swart (CACI), Baldi Dekker (Visioen). Henk Dijkema was op het moment van de foto op de locatie in Leeuwarden.

Amsterdam

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Breda

Claudius Prinsenlaan 146 A
4818 CP Breda
+31 (0)88 - 654 34 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!

CACI maakt gebruik van cookies op haar website, onder meer om uw ervaring op onze website te verbeteren.
Door onze website te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies.
Akkoord