• Start
  • Blog
  • Universiteit Utrecht (UU) gaat voor stabiele en voorspelbare dienstverlening

Universiteit Utrecht (UU) gaat voor stabiele en voorspelbare dienstverlening

Project ‘Digitalisering Studentverzoeken’ met OSIRIS Zaak.

Mag je van studenten verwachten dat ze zich persoonlijk bij de balie melden met de juiste papieren in de hand? Eigenlijk niet. De huidige student leeft en denkt digitaal. Vandaar dat Universiteit Utrecht (UU) eind 2015 is gestart met het project ’Digitalisering Studentverzoeken‘. Het project is inmiddels afgerond, dus een goed moment om te praten met Arjan Smit, de verantwoordelijke projectmanager van UU.

Het doel

“De primaire doelstelling van UU is studenten faciliteren met stabiele en voorspelbare dienstverlening,” zegt Arjan. “Studenten leven digitaal, leuren om een handtekening bij een balie hoort daar niet bij.” UU vindt meer transparantie en een korte doorlooptijd belangrijk. Het moet duidelijk zijn waar een vraag ligt en wanneer de student een reactie krijgt. De verbetering van de dienstverlening aan medewerkers is uiteraard ook belangrijk. Daarnaast geeft Arjan aan dat digitalisering de informatiebeveiliging ten goede komt. “Documenten en gevoelige persoonlijke informatie kunnen in principe niet rondslingeren. Ook de regeldruk op de interne organisatie pakken we aan. In geval van toetsing en accreditatie wordt het eenvoudiger complete dossiers te overleggen.”

Gekozen voor OSIRIS zaak

Het project is gestart met een pakketselectie om studentverzoeken te digitaliseren. Aan de hand van het programma van eisen van UU en de gesprekken met CACI lag de keuze voor de implementatie van OSIRIS Zaak het meest voor de hand. Een korte testfase gaf toekomstige gebruikers voldoende vertrouwen om definitief voor OSIRIS Zaak te kiezen.

Pilot met eenvoudig en complex verzoek

“Vervolgens zijn we een pilot gestart om ervaring op te doen met OSIRIS Zaak. Onder begeleiding van de afdeling ‘Information and Technology Services’ (ITS) zijn  twee faculteiten, twee Graduate Schools en de afdeling Onderwijs & Onderzoek gestart met de inrichting van enkele studentverzoeken. Bij de faculteiten Geesteswetenschappen en Rechtsgeleerdheid hebben we het verzoek Aanvraag vrijstelling ingericht. De Graduate School of Life Sciences en de Graduate School of Natural Sciences hebben het complete proces van het (major en minor) Researchproject ingericht. Dit proces wordt ook wel Onderzoekstage genoemd; studenten doen research over de hele wereld voor diverse universiteiten en bedrijven. Zo hebben we ervaring opgedaan met een relatief eenvoudig verzoek (de vrijstelling) en een complex verzoek (het researchproject). Daarnaast hebben we bij de afdeling Onderwijs & Onderzoek verschillende aanvragen beschikbaar gesteld voor studenten van alle faculteiten, zoals de aanvragen Bestuursbeurzen, Verlengde master en Financiële ondersteuning op grond van overmacht. De laatste is als eerste opgeleverd, omdat een bestaand systeem niet meer voldeed aan de eisen voor informatiebeveiliging. Een student kan bijvoorbeeld medische gegevens aanleveren om in aanmerking te komen voor financiële steun.”

De samenwerking: “van achter je bureau kun je alles verzinnen”

Arjan legt uit dat de afdeling  ‘Onderwijs & Onderzoek’ de rol van opdrachtgever van het project heeft vervuld. Het projectmanagement en de expertise met betrekking tot informatieanalyse en OSIRIS zijn geleverd door ITS, de afdeling die zich bezig houdt met IT voor onderwijs. De gebruikers zijn vertegenwoordigd door de faculteiten. De inrichting van ieder verzoek werd getrokken door een OSIRIS-key user en een procescoördinator, waarbij de laatste echt midden in het proces zit. De stage coördinator (Research project) en coördinator van een examenadministratie coördineren beslissingen over inrichting en verandering van hun proces. 

Arjan stelt: “Van achter je bureau kan je van alles verzinnen, omdat het nog niet is gedigitaliseerd. Je krijgt pas echt inzicht hoe een proces loopt als je samen met eindgebruikers gaat testen (studenten, docenten, etc.). De ervaring heeft geleerd dat studenten gemakkelijker door een formulier klikken dan gedacht. Tijdens het testen waren docenten en studenten enthousiaster dan het projectteam.” De verklaring van Arjan is dat het projectteam zelf keuzes maakt en bouwt. Wellicht zorgt dat voor een meer kritische houding.

CACI betrokken als expert

CACI was van af het begin betrokken bij het project en ingehuurd door de afdeling ITS. In het begin waren de consultants van CACI niet alleen de OSIRIS Zaak experts. Zij waren ook betrokken bij het in kaart brengen van processen en het beschrijven met zogenaamde Swim-lane diagrammen. Arjan geeft aan dat je gemakkelijker een proces ontwerpt wanneer je de nodige basis kennis van OSIRIS Zaak hebt. Aangezien UU deze kennis inmiddels heeft opgebouwd, wordt CACI met name ingehuurd voor het trainen van key users, het leveren van extra capaciteit en het oplossen van lastige vraagstukken, zoals het maken van complexe formulieren bijvoorbeeld voor Researchprojecten.

Het succes: ”Welk proces zullen we nu gaan verzaken”

Inmiddels kunnen we zeggen dat het project “Digitalisering Studentverzoeken” een succes is. In september 2017 is het eerste verzoek Financiële ondersteuning voor alle studenten online gegaan. Bij de faculteit Rechtsgeleerdheid staat de Vrijstelling online. De reacties van deze faculteit zeggen genoeg: “Sinds de invoering van OSIRIS Zaak worden aanvragen compleet ingediend” en “Welk proces zullen we nu gaan verzaken?” Bij de faculteit Geesteswetenschappen is  de Vrijstelling bijna online. In het collegejaar 18/19 wordt een pilot gedraaid met de “Researchprojecten”

Kennis delen = leren

UU heeft  ervaren dat kennissessies helpen  om van elkaar te leren. De faculteit Bètawetenschappen gebruikt als basis een kopie van de Vrijstelling van de faculteit Geesteswetenschappen, dat scheelt tijd. Verder heeft UU veel baat bij de contacten met andere OSIRIS Zaak gebruikers: Avans Hogeschool, Erasmus Universiteit en Haagse Hogeschool.

Hoe verder, het project is afgerond

Arjan geeft aan dat het project ‘Digitalisering Studentverzoeken’ is afgerond en omgezet in een project ‘OSIRIS Zaak’. Alle faculteiten kunnen aan de slag met OSIRIS Zaak, de afdeling ITS ondersteunt de Key-users met functioneel beheer. De hulp van CACI wordt ingeroepen voor het verzorgen van trainingen en het oplossen van lastige vraagstukken.

Tot slot maakt Arjan duidelijk dat het digitaliseren met OSIRIS Zaak verder gaat. De voorbeelden van nieuwe verzoeken (processen) om te verzaken is niet gelimiteerd: “Aanvraag speciale voorzieningen, Aanvraag en monitoren schrijven Thesis, Aanvragen visa en huisvesting, Wijziging betaalgegevens collegegeld, Vrijstellingen nog niet ingeschreven studenten, etc.”

Reageren of een vraag stellen? Neem Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. op met ons!

 

Amsterdam

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Breda

Claudius Prinsenlaan 146 A
4818 CP Breda
+31 (0)88 - 654 34 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!

CACI maakt gebruik van cookies op haar website, onder meer om uw ervaring op onze website te verbeteren.
Door onze website te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies.
Akkoord