• Start
  • Blog
  • Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) digitaliseert met zaakgericht werken
Brown paper sessie

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) digitaliseert met zaakgericht werken

Een proces digitaliseren in 12 tot 14 weken

De Erasmus Universiteit Rotterdam zet zaakgericht werken in om de dienstverlening aan studenten te digitaliseren. De eerste zaak implementaties waren niet gemakkelijk. Best logisch, want de methode van zaakgericht werken en het gebruikte systeem waren allebei nieuw. Ilona Heeres en Manon de Jong hebben deze ervaringen gebruikt om een eigen aanpak voor implementatie uit te dokteren. En met succes: een zaak (proces) wordt nu binnen 12 tot 14 weken geïmplementeerd.

Ilona en Manon werken voor de afdeling Advies & Beheer Onderwijssystemen van de EUR. Zij adviseren faculteiten over het gebruik van OSIRIS, het studentinformatiesysteem van de EUR. 

Ontdekkingsreis zaakgericht werken

“Het opslaan van documenten in OSIRIS was een mooie eerste stap, maar daarmee ondersteun je geen volledig proces,” zegt Manon. “Wij waren benieuwd of we met de Zaakmodule van OSIRIS, verzoeken van studenten en de bijbehorende werkprocessen en formulieren konden digitaliseren. Vanaf 2016 hebben we samen met CACI, de leverancier, deze ontdekkingsreis gemaakt.”

Pilot

“Na een rondje langs de faculteiten zijn we in januari 2017 een pilot begonnen,” vervolgt Ilona. “De ideeën waren er wel, maar het was lastig om concreet te worden. Uiteindelijk wilden 5 faculteiten met de onderstaande processen aan de slag:

  • Een Vrijstellingsverzoek van student.
  • Een onderzoek naar Fraude en/of Plagiaat.
  • Een verzoek voor toelating tot een Masteronderzoek.
  • Een verzoek Behoud tentamenkans.

Ons idee was dat de faculteiten dezelfde zaken zouden gebruiken, maar dat bleek niet de juiste aanpak te zijn.”

Tussenstand

“Hoewel in augustus 2017 de faculteit ‘Erasmus Medisch Centrum’ (EUR MC) live ging met de zaak Masteronderzoek, hebben de overige pilotprocessen de deadline niet gehaald. De wensen van de verschillende faculteiten ten aanzien van de pilotprocessen liepen te veel uiteen. Ilona: “Het lukte het EUR MC wel om het Masteronderzoek vlot te implementeren en dat zette ons aan het denken. Deze faculteit heeft duidelijk een visie op zaakgericht werken en daarnaast hadden ze een medewerker ervoor vrij gemaakt en een duidelijke opdracht meegegeven. Dat zorgde ervoor dat er besluiten werden genomen en de trein bleef rijden.”

De hack gaf een boost!

Het content managementsysteem waarin faculteiten zelf formulieren maakten, moest eind 2016 dicht. Het was gehackt! “Informatie, dus ook formulieren, moesten voortaan worden beheerd via één veilige bronapplicatie. Voor studenten is dat het studentinformatiesysteem. Dit gaf een boost aan het gebruik van OSIRIS Zaak. Onze afdeling heeft samen met de faculteiten verschillende student-gerelateerde-formulieren overgezet naar OSIRIS Zaak. CACI heeft hierbij geholpen. De interesse voor zaakgericht werken was gewekt. Vervolgens zijn we anders gaan implementeren.”

In 12 tot 14 weken live met een nieuwe zaak!

”We hebben met een adviseur van de afdeling Process Improvement de implementatie-aanpak veranderd. Vanaf nu starten we een implementatie alleen als er een opdrachtgever is aangewezen met het mandaat om beslissingen te nemen en capaciteit vrij te maken. Dat kun je niet aan een key-user overlaten.” Ilona en Manon leggen de belangrijkste onderdelen van de aanpak uit. 

“We beginnen met een Brown paper sessie en vragen de betrokkenen: Zeg maar wat je doet. We eindigen de sessie met het plakken van rode en groene memovelletjes om aan te geven welke taken overbodig zijn en welke taken blijven. Iedereen doet mee. Bestaande procesbeschrijvingen nemen we bewust niet mee. 

Het resultaat zetten we om in een Prototype van de zaak. Daarmee ondersteunen we de Happy flow en gaan we terug naar het team voor feedback. De proef op de som is het naspelen van de Customer Journey. Alle rollen in de zaak spelen we na, uiteraard ook die van de student. Alle opmerkingen worden vastgelegd met print screens. Tot slot gaan we live op basis van een formele gebruikersacceptatietest van de definitieve zaak.”

Klaar voor de toekomst

De implementatie-aanpak staat en de interesse voor zaakgericht werken is gewekt. Ilona en Manon: “We zijn inmiddels gestart met de implementatie van de aanvraag verblijfsvergunning Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). De gevraagde informatie verschilt per type vergunning. Het moet voor nieuwe studenten eenvoudig zijn om de juiste documenten veilig aan te leveren. Een kopie van het paspoort kun je bijvoorbeeld niet meer per mail uitvragen, mede door aangescherpte regelgeving (AVG).”

Amsterdam

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Breda

Claudius Prinsenlaan 146 A
4818 CP Breda
+31 (0)88 - 654 34 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!

CACI maakt gebruik van cookies op haar website, onder meer om uw ervaring op onze website te verbeteren.
Door onze website te gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van deze cookies.
Akkoord