Home

Haagse Hogeschool

Meer tijd en overzicht met OSIRIS Zaak bij Haagse Hogeschool

Sinds het collegejaar 2018-2019 werken alle examencommissies van de verschillende faculteiten van de Haagse Hogeschool (HHS) met OSIRIS Zaak. Dat ging niet zonder slag of stoot, weet Pieter Boon. Als consultant van CACI en expert op het gebied van zaakgericht werken binnen het onderwijs, was hij vanaf november 2017 betrokken bij de implementatie van OSIRIS Zaak. “Intussen staan nut en noodzaak hier niet meer ter discussie, maar dat heeft wel even geduurd.”

De verschillende examencommissies van de Haagse Hogeschool kregen steeds meer aanvragen van studenten te verwerken. Bijvoorbeeld verzoeken om vrijstellingen, extra kansen om een tentamen te doen, voorzieningsaanvragen, of aanvragen voor het volgen van een minor bij een andere instelling of in het buitenland. Al die aanvragen werden op papier, in e-mails en in netwerkmappen bewaard en over elke aanvraag werd druk heen en weer gemaild. Het probleem was dat het overzicht ontbrak en dossiers moeilijk waren over te dragen. Ook voor de student ontbrak dus het overzicht.

Organische implementatie

Bij de HHS hebben ze toen onderzocht welke mogelijkheden er waren om dit proces te stroomlijnen. Een van de opties was Sharepoint. Uiteindelijk hebben ze voor het met OSIRIS geïntegreerde OSIRIS Zaak gekozen en zijn we begonnen met het inventariseren van het proces. We kwamen erachter dat elke examencommissie een eigen manier van werken had, met weliswaar veel overeenkomsten, maar ook duidelijke verschillen. We hebben toen besloten om organisch te gaan implementeren. Een aantal examencommissies zag het namelijk helemaal niet zitten om met OSIRIS Zaak te gaan werken en enkele andere stonden te trappelen van ongeduld. Met die laatste groep zijn we dus begonnen.

Kortere doorlooptijd per aanvraag

Met OSIRIS Zaak kan een student zelf een aanvraag indienen. Hij weet meteen welke gegevens er nodig zijn om een aanvraag compleet te maken. Die aanvraag komt in een dossier en de voortgang in de behandeling van de aanvraag kan de student zelf volgen. Voor de examencommissies is het voordeel dat ze meer aanvragen compleet binnenkrijgen en de bulk met courante aanvragen vlot kan worden weggewerkt. Op die manier kunnen ze in de vergadering meer tijd vrijmaken voor ingewikkeldere dossiers. De gemiddelde doorlooptijd van een aanvraag wordt hierdoor teruggebracht.

Waardevolle feedback

Met de examencommissies die als eerste met OSIRIS Zaak gingen werken, hebben we voortdurend overleg gehad over mogelijke verbeteringen. Met hun feedback konden we de module verder optimaliseren voor de HHS. Het zorgde ervoor dat ook andere faculteiten konden overstappen op OSIRIS Zaak, met als resultaat dat nu alle examencommissies zijn aangesloten. Zelf doet Pieter op verzoek van een faculteit nog aanvullend advieswerk. We doorlopen stap voor stap de gehele procedure van de verwerking van een aanvraag met als doelen het verbeteren van het proces, het versnellen van de verwerking van aanvragen en het waarborgen van kennis en kunde bij alle betrokkenen.

 

Amsterdam

De Ruyterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Breda

Claudius Prinsenlaan 146 A
4818 CP Breda
+31 (0)88 - 654 34 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!