Mijke, Saskia en Jeroen

Werken op afstand met OSIRIS

We leven en werken in een bijzondere tijd. Scholen zijn dicht en bedrijven en instellingen werken met een minimale, noodzakelijke bezetting. Vanuit huis proberen we ons dagelijks leven en werken zoveel mogelijk voort te zetten. Onderwijsinstellingen die gebruik maken van een SaaS-omgeving hebben het daarin wat gemakkelijker. Eén van die instellingen is Hotelschool The Hague. Daar werkt nu iedereen op afstand. Het functioneel beheer van OSIRIS is uitbesteed aan CACI.

Uit nood geboren

Saskia de Ruijter is teamleider Admissions & Student Affairs. Ze herinnert zich wanneer het functioneel beheer werd overgedragen aan CACI: ‘Eind 2018 kwamen we hier zonder functioneel beheerder te zitten. We zijn een relatief kleine organisatie en alles leek erop dat ik het mocht gaan oppakken. Ik ben toen met Gerrit Lauwers van CACI aan tafel gegaan om samen met hem de mogelijkheden te bespreken. Hij heeft toen Jeroen Renckens naar voren geschoven, die sindsdien hier elke maandag als consultant ons ondersteunt en adviseert.

Kennis en ervaring van andere instellingen

‘In het begin was het even wennen. Je moet van elkaar weten wie wat doet en dat kost even tijd. Bij het opstarten heb ik geholpen waar ik kon. Jeroen moest de organisatie en werkprocessen leren kennen. Nu is dat niet meer nodig en is hij Mijke Vrijland aan het inwerken voor de rol van key user. Dat betekent dat Jeroen verantwoordelijk blijft voor het beheer van OSIRIS en Mijke de dagelijkse dingen oppakt en de linking pin vormt met het onderwijs. De kennis en ervaring die Jeroen meebrengt, kunnen we hier nog altijd goed gebruiken. Hij kan vertellen hoe andere onderwijsinstellingen bepaalde dingen aanpakken en ook bij besluitvorming weegt zijn advies soms net wat zwaarder dan als wij intern iets vinden.’

Laten zien wat met OSIRIS mogelijk is

Jeroen omschrijft zijn rol bij Hotelschool The Hague als volgt:’ Ik zie het als mijn belangrijkste taak om te laten zien wat er mogelijk is met OSIRIS en hoe je dat in de organisatie toepast. Een klein voorbeeld uit de praktijk: onlangs kwam een student bij de student desk met de vraag hoe hij kon zien voor welke cursussen hij zich kon inschrijven. Blijkbaar was dat voor studenten niet helemaal duidelijk. We hebben toen besloten om de onderwijscatalogus beschikbaar te maken in de app, met daarin een zoekfunctie waarmee je kan filteren. Intussen heeft de testversie het gehaald en maken we de functionaliteit nu beschikbaar in de productie-omgeving. Samen met Mijke verzamelt Saskia de vragen binnen de organisatie, die we samen bespreken en prioriteren. Ik verwerk dit vervolgens in OSIRIS, waarna het binnen de organisatie kan worden getest.’

Continuous delivery

‘Hotelschool The Hague zit in het spoor van Continuous Delivery. Ik zorg ervoor dat ze hier de nieuwe releases krijgen en koppel daar meteen een planning aan. Ook organiseer ik het testen. Als er feedback komt dat er bijvoorbeeld nog foutjes in zitten, geef ik dat door aan CACI,’ legt Jeroen uit. Saskia vult aan: ‘Hoewel de laatste weken laten zien dat we heel veel op afstand kunnen regelen, is het fijn dat Jeroen hier normaal gesproken wekelijks aanwezig is. Hij gaat ook mee naar meetings en denkt mee over de onderwijslogistiek hier. Dankzij Jeroen hoeven we nauwelijks dingen door te zetten naar Topdesk.’

Werken op afstand

De Coronacrisis zorgt ervoor dat iedereen zoveel mogelijk vanuit huis werkt. ‘Er is bijna niemand op de opleiding,’ vertelt Saskia. ‘Ook Jeroen en ik werken vanuit huis en dat gaat soepel. Op maandagochtend starten we samen op met behulp van MS Teams en nemen onze lijstjes door.’ Jeroen vult haar aan: ‘Mijke verzamelt de mailtjes waarin vragen of verzoeken staan. Die stuurt ze naar mij door en bespreken we dan samen op maandagochtend. En dat werkt tot zover prima. Systeemaanpassingen kan je gemakkelijk op afstand doorvoeren. Als je processen moet wijzigen, dan is dat lastiger. Dat vraagt meer afstemming en overleg tussen mensen. De samenwerking met Saskia verloopt prettig en soepeltjes. Ik merk dat ik van haar het vertrouwen heb en dat is heel belangrijk bij het werken op afstand.’

Meer weten over OSIRIS Functioneel beheer As a Service?

Bel CACI Consultancy +31 88 654 35 00.

 

CACI bv

De Ruijterkade 7
1013 AA Amsterdam
+31 (0)88 - 654 35 00

Nieuwsbrief

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief!