Erasmus without paper (EWP) is een Europees programma dat een elektronisch datanetwerk ontwikkelt waarmee gegevens van studenten kunnen worden uitgewisseld. In plaats van papieren en formulieren voorziet EWP in een format waarmee actuele data ‘real time’ kan worden opgehaald en worden verwerkt tot informatie. EWP is geïnitieerd door verschillende organisaties als opleidingsinstituten, dataproviders, bedrijven, uitwisselingsprogramma’s en de Europese Commissie.

Voor elke onderwijsinstelling is een waterdicht debiteurenbeheer essentieel. Het gaat immers om veel geld. Bij het reguliere HBO en WO-onderwijs gaat het al snel om duizenden studenten, die elk ruim € 2.000 aan collegegeld betalen. Reken maar uit. En ook in het contractonderwijs vormen de inkomsten van de studie- en cursusgelden de primaire voorwaarde voor het bestaan. Door OSIRIS aan het financiële systeem te koppelen, worden alle gegevens uitgewisseld die voor het innen van de gelden noodzakelijk zijn. OSIRIS, financiële administratie en de bank communiceren met elkaar tot de student volledig is ingeschreven. Als alles goed is ingericht, kan er weinig misgaan.

Een proces digitaliseren in 12 tot 14 weken

De Erasmus Universiteit Rotterdam zet zaakgericht werken in om de dienstverlening aan studenten te digitaliseren. De eerste zaak implementaties waren niet gemakkelijk. Best logisch, want de methode van zaakgericht werken en het gebruikte systeem waren allebei nieuw. Ilona Heeres en Manon de Jong hebben deze ervaringen gebruikt om een eigen aanpak voor implementatie uit te dokteren. En met succes: een zaak (proces) wordt nu binnen 12 tot 14 weken geïmplementeerd.

Toen Ger Boonen ruim zes jaar geleden in dienst trad bij de Radboud Universiteit, was daar net de keus gemaakt om met OSIRIS te gaan werken. De implementatie moest nog beginnen en daar kon Ger als hoofd onderwijsbureau bij de faculteit Natuurwetenschappen meteen aan meewerken. Intussen maakt de Radboud Universiteit gebruik van verschillende modulen van OSIRIS en is Ger directeur Studentenzaken.

Project ‘Digitalisering Studentverzoeken’ met OSIRIS Zaak.

Mag je van studenten verwachten dat ze zich persoonlijk bij de balie melden met de juiste papieren in de hand? Eigenlijk niet. De huidige student leeft en denkt digitaal. Vandaar dat Universiteit Utrecht (UU) eind 2015 is gestart met het project ’Digitalisering Studentverzoeken‘. Het project is inmiddels afgerond, dus een goed moment om te praten met Arjan Smit, de verantwoordelijke projectmanager van UU.

Bij Hogeschool Van Hall Larenstein hadden ze er genoeg van. Het Student Informatie Systeem (SIS) functioneerde onvoldoende en de organisatie was het vertrouwen verloren dat het ooit nog goed zou komen. In het najaar van 2016 besloten ze om een aanbesteding uit te schrijven voor een nieuw Student Informatie Systeem. Een bijzondere aanbesteding, volgens de best value methode. Henk Dijkema, hoofd student service center en Ben Schulte, senior beleidsmedewerker gingen de kar trekken.